"Derslerimiz dolu" cümlesi çoğu zaman bir hissi anlatır. Kayıt listesi dolu olabilir ama derse gelen yarısıdır; ya da akşam dersleri taşarken sabah dersleri boş gidiyordur ve ortalama her şeyi iyi gösteriyordur. Doluluk oranını doğru hesaplamak, hangi dersi birleştireceğinize, hangisinin saatini değiştireceğinize ve nerede ikinci grup açacağınıza sayıyla karar vermenizi sağlar.
Bu yazı grup dersi veren her stüdyo için geçerli: fonksiyonel antrenman, boks, çocuk jimnastiği, dans, pilates, yoga. Ders programı hazırlama rehberinde kısa bir kapasite bölümü vardı; burada konuyu formülleri, tam bir örnek hesabı ve karar tablosuyla ayrıntılı anlatıyoruz.
Üç farklı sayı: kayıt, katılım, devam
Doluluk tek bir sayı değildir. Üçünü ayrı ayrı hesaplayın.
| Ölçü | Formül | Neyi gösterir |
|---|---|---|
| Kayıtlı doluluk | Kayıtlı öğrenci ÷ kapasite | Programın ne kadarının "satıldığını" |
| Katılım doluluğu | Derse gelen kişi ÷ kapasite | Salonun ya da makinenin gerçekte ne kadar kullanıldığını |
| Devam oranı | Derse gelen kişi ÷ kayıtlı öğrenci | Kayıtlı öğrencinin ne kadarının geldiğini |
Bu üç sayı birbirine bağlıdır: katılım doluluğu = kayıtlı doluluk × devam oranı. Kayıtlı doluluk yüksek, katılım doluluğu düşükse sorun program değil devamsızlıktır. İkisi birden düşükse ders yanlış saatte ya da yanlış kitleye açılmış olabilir.
Kapasite, salonun ölçüsü ya da alet sayısıyla (reformer, boks torbası, bisiklet) belirlediğiniz üst sınırdır. Kâğıtta yazan kapasite ile gerçekten rahat ders yapılan kişi sayısı farklıysa gerçek olanı kullanın.
Haftalık ve aylık formül
Haftalık katılım doluluğu = o hafta yapılan tüm derslerdeki katılımcı toplamı ÷ o hafta yapılan tüm derslerin kapasite toplamı
Aylık katılım doluluğu = ay içinde yapılan tüm derslerdeki katılımcı toplamı ÷ ay içinde yapılan tüm derslerin kapasite toplamı
İki kural:
- İptal edilen dersi paydadan çıkarın. Bayram ya da eğitmen izni yüzünden yapılmayan ders hem pay hem paydadan düşer. Aksi halde doluluk yapay olarak düşer. İptal sayısını ayrıca not edin.
- Toplamları bölün, oranların ortalamasını almayın. Nedeni aşağıdaki "ağırlıklı ortalama hatası" bölümünde.
Katılım sayısı yoklamadan gelir. Düzenli yoklama yoksa katılım doluluğu hesaplanamaz; başlangıç için yoklama takibi rehberine bakın.
Örnek hafta: tam hesap
Aşağıdaki stüdyo kurgusaldır, rakamların tamamı örnek varsayımdır. Her grup haftada bir kez buluşuyor; "Ortalama katılım" son 4 haftanın ortalamasıdır.
| Ders | Kapasite | Kayıtlı | Ortalama katılım | Kayıtlı doluluk | Katılım doluluğu |
|---|---|---|---|---|---|
| Fonksiyonel Sabah (Salı 07:30) | 12 | 6 | 4 | %50 | %33 |
| Fonksiyonel Akşam (Salı 19:00) | 12 | 12 | 10 | %100 | %83 |
| Boks Başlangıç (Çarşamba 20:00) | 10 | 9 | 6 | %90 | %60 |
| Çocuk Jimnastiği 6-8 yaş (Cumartesi 10:00) | 6 | 6 | 6 | %100 | %100 |
| Mat Pilates (Perşembe 19:00) | 20 | 11 | 8 | %55 | %40 |
| Boks Orta (Perşembe 21:00) | 6 | 4 | 3 | %67 | %50 |
| Toplam | 66 | 48 | 37 |
Hesap adım adım:
- Kapasite toplamı: 12 + 12 + 10 + 6 + 20 + 6 = 66.
- Kayıtlı toplamı: 6 + 12 + 9 + 6 + 11 + 4 = 48.
- Katılım toplamı: 4 + 10 + 6 + 6 + 8 + 3 = 37.
- Kayıtlı doluluk: 48 ÷ 66 ≈ %72,7.
- Katılım doluluğu: 37 ÷ 66 ≈ %56,1.
- Devam oranı: 37 ÷ 48 ≈ %77,1.
- Kontrol: 0,727 × 0,771 ≈ 0,561. Sayılar tutarlı.
Tablo bir bakışta şunu söylüyor: Fonksiyonel Akşam ve Çocuk Jimnastiği dolu, Fonksiyonel Sabah ve Mat Pilates büyük ölçüde boş. Boks Başlangıç'ta kayıt dolu ama devam %67 (6 ÷ 9); burada sorun saat değil, kayıtlı öğrencinin gelmemesi olabilir.
Ağırlıklı ortalama hatası
Aynı tabloda katılım doluluğu sütununun basit ortalamasını alırsanız şunu bulursunuz:
(33,3 + 83,3 + 60 + 100 + 40 + 50) ÷ 6 = 366,6 ÷ 6 ≈ %61,1
Doğru sonuç ise %56,1 idi. Aradaki 5 puanlık fark nereden geliyor? Basit ortalama, 6 kişilik Çocuk Jimnastiği'ne de 20 kişilik Mat Pilates'e de aynı ağırlığı veriyor. Küçük ve dolu grup ortalamayı yukarı çekiyor; oysa boş kalan yerlerin çoğu büyük gruptadır.
Excel ya da Google E-Tablolar'da doğru hesap için oranların ortalamasını değil toplamların oranını alın. B sütununda kapasite, D sütununda katılım varsa:
=TOPLA(D2:D7)/TOPLA(B2:B7)
Satırlarda yalnızca oranlarınız varsa (ör. E sütununda doluluk), kapasiteyle ağırlıklandırın: =TOPLA.ÇARPIM(B2:B7;E2:E7)/TOPLA(B2:B7). İngilizce Excel'de işlevin adı SUMPRODUCT, ayırıcı virgüldür.
Aynı hata branş, eğitmen ya da ay ortalamalarında da yapılır. "Eğitmenlerin doluluk ortalaması" hesaplıyorsanız her eğitmenin toplam katılımını toplam kapasitesine bölün.
Salon-saat ve makine-saat doluluğu
Ders doluluğu, açtığınız derslerin ne kadar dolduğunu söyler. Salonunuzun ne kadar kullanıldığını ise söylemez. Bunun için ikinci bir ölçü kullanın.
Salon-saat doluluğu = salonda ders olan saat ÷ salonun açık olduğu saat
Varsayım: salon hafta içi 07:00-22:00 (günde 15 saat × 5 gün = 75 saat) ve Cumartesi 09:00-14:00 (5 saat) açık; toplam 80 saat. Haftada 22 saat ders varsa salon-saat doluluğu 22 ÷ 80 = %27,5. Bu düşük görünebilir ama sabah 10:00 ile akşam 17:00 arası birçok stüdyoda talep zayıf olabilir; bunu genel bir veri olarak değil, kendi yoklama kayıtlarınızdan kontrol edin. Önemli olan, talep olan saatlerin (ör. 18:00-22:00) ne kadar kullanıldığıdır; bu dilimi ayrıca hesaplayın.
Makine-seans doluluğu, reformer ya da bisiklet gibi alet sayısıyla sınırlı derslerde kullanılır. Varsayım: 6 reformer, haftada 25 seans; toplam 6 × 25 = 150 makine-seans. Yoklamaya göre 96 kişi gelmişse doluluk 96 ÷ 150 = %64. Gelmeyen öğrencilerin bıraktığı boş makineler için reformer iptal politikası rehberine bakabilirsiniz.
Ders başına gelir ve başa baş katılım
Doluluk tek başına karar vermeye yetmez; boş görünen bir ders kendini karşılıyor olabilir. Her ders için başa baş katılımı hesaplayın.
Varsayım (örnektir):
- Bir dersin maliyeti: eğitmen ücreti 900 TL + o saate düşen kira, elektrik, temizlik payı 600 TL = 1.500 TL.
- Birim ders değeri: 8 derslik paket 3.200 TL ise 3.200 ÷ 8 = 400 TL.
Hesap:
- Başa baş katılım: 1.500 ÷ 400 = 3,75, yani en az 4 kişi.
- Fonksiyonel Sabah (ortalama 4 kişi): 4 × 400 = 1.600 TL gelir; 1.600 − 1.500 = 100 TL pay. Sınırda.
- Boks Orta (ortalama 3 kişi): 3 × 400 = 1.200 TL gelir; 1.200 − 1.500 = −300 TL. Zarar ediyor.
- Fonksiyonel Akşam (ortalama 10 kişi): 10 × 400 = 4.000 TL gelir; 4.000 − 1.500 = 2.500 TL pay.
Buradaki "gelir", öğrenci derse geldiğinde paketinden düşen dersin değeridir; tahsilat paketin satıldığı gün olur. Farklı fiyatlı paketleriniz varsa ağırlıklı birim değeri kullanın: toplam paket tahsilatı ÷ toplam satılan ders.
Eşiklere göre karar tablosu
Aşağıdaki eşikler öneridir, kesin kural değildir. Kendi başa baş sayınıza ve talebinize göre değiştirin. Kararı tek haftaya göre değil, en az 3-4 haftalık ortalamaya göre verin.
| Durum (3-4 hafta ortalaması) | Olası anlamı | Önerilen adım |
|---|---|---|
| Katılım doluluğu %40'ın altında ve başa baş altında | Ders yanlış saatte ya da talep yok | Benzer seviyedeki bir grupla birleştirin ya da saat değiştirin |
| Kayıtlı doluluk yüksek, devam oranı %60'ın altında | Kayıtlı öğrenci gelmiyor | Devamsız öğrencilerle tek tek konuşun; saati onlara sorun |
| Katılım doluluğu %40-80 arası, başa baş üstünde | Sağlıklı | Dokunmayın, izlemeye devam edin |
| Kayıtlı doluluk %90'ın üstünde, katılım doluluğu %80'in üstünde | Talep kapasiteyi zorluyor | Yakın bir saatte ikinci grup açmayı düşünün |
| Salon-saat doluluğu talep olan dilimde düşük | Salonda boş yer var | O dilime en dolu dersin ikinci grubunu koyun |
Birleştirme ya da kapatma kararında öğrenciyi unutmayın: değişikliği en az 2 hafta önceden derse kayıtlı öğrencilere tek tek bildirin ve gelebilecekleri alternatif bir ders önerin. Ayrıntısı ders programı hazırlama rehberinin minimum katılım bölümünde.
Aylık rapor kontrol listesi
Her ayın ilk haftasında yarım saat ayırın ve şunları yazın:
- Her ders için kapasite, kayıtlı, ortalama katılım.
- Ders bazında kayıtlı doluluk, katılım doluluğu ve devam oranı.
- Stüdyo toplamı: toplamların oranıyla (oranların ortalamasıyla değil).
- O ay iptal edilen ders sayısı ve nedenleri (paydadan çıkarıldı mı?).
- Başa baş katılımın altında kalan dersler.
- Karar tablosuna göre listeye alınan dersler ve önerilen adım.
- Geçen ayla karşılaştırma: hangi ders yükseldi, hangisi düştü?
- Bir önceki ay alınan kararların (birleştirme, saat değişikliği) sonucu.
Son madde en çok atlanan maddedir. Saatini değiştirdiğiniz dersin dört hafta sonraki katılım doluluğuna bakmazsanız değişikliğin işe yarayıp yaramadığını bilemezsiniz.
Programda doluluğu görmek
OpenDanceAcademy her ders grubuna kapasite tanımlamanızı ister. Haftalık programda her ders kayıtlı öğrenci ÷ kapasite oranına göre renklenir, panelde branş bazında doluluk grafiği (kayıtlı öğrenciye göre) görünür; kapasitesi dolan gruba öğrenci eklerken uyarı alırsınız. Yoklama geçmişi her ders için öğrenci × tarih tablosu ve öğrenci başına katılım oranı verir. Bilmeniz gereken: program katılım doluluğunu ya da başa baş hesabını hazır bir rapor olarak vermez; bu sayıları yoklama geçmişinden alıp yukarıdaki tabloya kendiniz yazarsınız. Pilates stüdyoları için örnekler pilates stüdyosu sayfasında.
Sık sorulan sorular
Stüdyo doluluk oranı nasıl hesaplanır?
Katılım doluluğu için yapılan tüm derslerdeki katılımcı toplamını aynı derslerin kapasite toplamına bölün. Örnekte 37 ÷ 66 ≈ %56,1. Kayıtlı doluluk için katılımcı yerine kayıtlı öğrenci sayısını kullanın.
Kayıtlı doluluk ile katılım doluluğu arasındaki fark nedir?
Kayıtlı doluluk derse kaç kişinin yazıldığını, katılım doluluğu kaç kişinin gerçekten geldiğini gösterir. Aradaki fark devamsızlıktır; ikisinin oranı devam oranını verir.
Derslerin doluluk yüzdelerinin ortalamasını almak neden yanlış?
Çünkü küçük ve büyük gruplara aynı ağırlığı verir. Örnekte basit ortalama %61,1, doğru sonuç %56,1 çıktı. Toplam katılımı toplam kapasiteye bölün ya da TOPLA.ÇARPIM ile kapasiteye göre ağırlıklandırın.
Hangi doluluk oranında ikinci grup açmalıyım?
Örnek eşik: 3-4 hafta boyunca kayıtlı doluluk %90'ın, katılım doluluğu %80'in üstündeyse. Bu bir öneridir; salonunuzun talep olan saatlerde boş yeri olup olmadığına da bakın.
Kaynaklar
- Microsoft Destek: TOPLA.ÇARPIM işlevi (erişim: 2026-11-07)