Stüdyo ders programı hazırlama: haftalık plan adım adım

Haftalık ders programı, stüdyonun vitrinidir. Yeni öğrenci önce "hangi gün, saat kaçta" diye sorar; mevcut öğrenci de programa göre gelir ya da gelmez. Program kötü kurulursa iki sorun birden çıkar: bazı derslerde yer kalmaz, bazıları üç kişiyle döner ve zarar ettirir.

Bu yazıda bir dans okulu haftalık ders programını (aynı yöntem pilates ve yoga stüdyosunda da geçerli) sıfırdan nasıl hazırlayacağınızı anlatıyoruz: talebi nasıl okuyacağınızı, salon ve saat ızgarasını, eğitmen ve salon çakışmasını nasıl kontrol edeceğinizi, ne zaman ders kapatacağınızı ve programı nasıl duyuracağınızı.

Önce talep: kim, hangi saatte gelebilir?

Programı eğitmenin boş saatlerinden değil, öğrencinin gelebileceği saatlerden başlayarak kurun. Hedef kitlenize göre saat dilimleri kabaca şöyle ayrılır. Bu tablo bir başlangıç varsayımıdır; kendi bölgenizde ve öğrencilerinizde doğrulayın.

Talebi tahmin etmek yerine ölçün:

• Deneme dersi ya da kayıt formunda "Hangi gün ve saatler size uyar?" sorusunu sorun ve cevapları sayın.
• Mevcut öğrencilerinize iki seçenekli kısa bir anket yapın: "Salı 19:00 mı, Çarşamba 20:00 mı?"
• Yoklama kayıtlarınızdan geçen dönemin hangi derslerinin dolu, hangilerinin boş gittiğine bakın. Bunun için düzenli yoklama gerekir; yoklama takibi rehberine bakabilirsiniz.

Programı adım adım hazırlayın

1. Sabitleri yazın

Salonlarınızı (ad ve kapasite), eğitmenlerinizi ve her eğitmenin müsait olduğu gün ve saatleri tek bir listeye yazın. Bir eğitmen başka bir yerde de ders veriyorsa yol süresini ekleyin.

2. Talebi dilimlere yerleştirin

Topladığınız talebi gün ve saat dilimine göre sayın. En çok istenen 3-4 dilimi işaretleyin; en güçlü derslerinizi oraya koyacaksınız.

3. Salon ve saat ızgarasını çizin

Satırlara saatleri, sütunlara salonları yazın; her hücre bir ders olsun (örnek aşağıda).

4. Seviye ve yaş gruplarını yerleştirin

Başlangıç grupları erken akşama, orta ve ileri gruplar geç akşama; çocuk grupları okul çıkışı saatlerine. Aynı branşın başlangıç ve orta grubunu art arda koymak, seviye atlayan öğrenciye kolaylık sağlar.

5. Çakışmaları kontrol edin

Aynı salonda ya da aynı eğitmende saatleri örtüşen ders olmamalı; dersler arasında hazırlık payı kalmalı (yöntem aşağıda).

6. Kapasite ve başa baş kontrolü yapın

Her dersin kapasitesini ve dersi açık tutmak için gereken en az kişi sayısını yazın.

7. Programı duyurun ve iki hafta gözlemleyin

Programı yayınladıktan sonra ilk iki hafta yoklamaya bakın. Beklenenden çok boş giden dersi hemen kapatmayın, ama listeye alın.

Salon × saat ızgarası: örnek

Aşağıdaki ızgara iki salonlu kurgusal bir stüdyonun Salı akşamıdır. Her hücrede ders, seviye ve eğitmen yazıyor.

Izgaraya bakarak üç şeyi kontrol edin: aynı satırda aynı eğitmen iki kez geçiyor mu, art arda üç ders veren eğitmenin arası var mı, boş hücreler talep olan dilimlerde mi duruyor.

Eğitmen ve salon çakışması kontrolü

Izgara küçükken çakışma gözle görülür. Ders sayısı arttıkça, özellikle dersler farklı sürelerdeyse (45, 60, 90 dakika), gözden kaçar. Adım adım kontrol:

1. Tüm dersleri tek bir tabloya yazın: Gün, Başlangıç, Bitiş, Salon, Eğitmen, Ders. Saatleri Excel'in saat biçiminde (19:00) girin.
2. Salon çakışması: Aynı gün, aynı salonda, başlangıcı sizin bitişinizden önce ve bitişi sizin başlangıcınızdan sonra olan başka bir ders varsa çakışma vardır. Excel'de 2. satır için (A: Gün, B: Başlangıç, C: Bitiş, D: Salon): =COUNTIFS(A:A, A2, D:D, D2, B:B, "<"&C2, C:C, ">"&B2)>1 (Türkçe Excel'de ÇOKEĞERSAY ve virgül yerine noktalı virgül) Sonuç DOĞRU ise o satır başka bir dersle çakışıyor. Formül satırın kendisini de saydığı için 1'den büyük olup olmadığına bakılır. Türkçe Excel'de işlevin adı ÇOKEĞERSAY'dır.
3. Eğitmen çakışması: Aynı formülü salon sütunu yerine eğitmen sütunuyla (E) yazın.
4. Hazırlık payı: Reformer ayarı, salon havalandırması ya da çocuk grubunun velilere teslimi için iki ders arasında 10-15 dakika bırakmak isteyebilirsiniz. Bunu kontrol etmek için Bitiş sütununa bu payı ekleyerek ikinci bir kontrol yapın.
5. Tek seferlik değişiklikler: Bayram, gösteri provası ya da eğitmen izni gibi o haftaya özel değişikliklerden sonra kontrolü yeniden yapın.

Koşullu biçimlendirmeyle DOĞRU çıkan satırları kırmızıya boyarsanız çakışmayı listeye bakar bakmaz görürsünüz.

Seviye ve yaş grupları

Başlangıç grubuna gelen ileri seviye öğrenci sıkılır; orta gruba yanlışlıkla gelen yeni başlayan ise bir daha gelmeyebilir.

• Başlangıç: Dönem başında (Eylül, Ocak) mutlaka yeni bir başlangıç grubu açın. Dönem ortasında katılan öğrenciler için ayda bir "giriş dersi" iyi bir çözümdür.
• Orta ve ileri: Bu gruplar genellikle başlangıç gruplarından gelir. Bir başlangıç grubunu dönem sonunda orta gruba taşımak, en düzenli öğrencilerinizi tutmanın yoludur.
• Yaş grupları: Çocuk derslerinde yaş aralığını dar tutun (ör. 4-6, 7-9, 10-13). Derslerin okul çıkışı saatlerine ve veli servis saatlerine uyduğundan emin olun.

Minimum katılım ve ders kapatma kuralı

Her dersin, açık tutulabilmesi için gereken en az kişi sayısı vardır. Bunu maliyetten hesaplayın. Varsayım: bir dersin maliyeti 1.200 TL (eğitmen + salon payı), en ucuz paketteki birim ders fiyatı 375 TL. 1.200 ÷ 375 = 3,2, yani en az 4 kişi gelmeli. Bu rakamların nasıl hesaplandığını ders paketi sistemi rehberinde anlattık.

Kapatma kararını tek bir boş derse göre vermeyin. Örnek bir kural:

• Ders 3 hafta üst üste ortalama 4 kişinin altında kaldıysa listeye alınır.
• Önce saat değişikliği ya da benzer bir grupla birleştirme denenir.
• Kapatma kararı en az 2 hafta önceden derse kayıtlı öğrencilere tek tek bildirilir.
• Öğrenciye gelebileceği alternatif bir ders önerilir; paketindeki dersler yanmaz.

Kapasite ve doluluk hesabı

Kapasite, salonun ya da alet sayısının belirlediği üst sınırdır. Doluluk ise bu kapasitenin ne kadarının kullanıldığıdır. İki farklı doluluk sayısına bakın: kayıtlı öğrenci sayısına göre ve gerçek katılıma göre.

Hesap örneği (tamamı varsayım):

• Bu derslere toplam 118 kayıt varsa kayıt doluluğu 118 ÷ 168 ≈ %70.
• Yoklamaya göre haftada ortalama 96 kişi gerçekten geliyorsa katılım doluluğu 96 ÷ 168 ≈ %57.

İki sayı arasındaki fark, kayıtlı olup gelmeyen öğrencilerdir. Fark büyükse sorun programda değil devamsızlıktadır. Doluluğu her ay ders bazında yazın; %40'ın altında kalan dersleri yukarıdaki kapatma kuralına göre değerlendirin, %90'ı geçen dersler için ikinci bir grup açmayı düşünün. Bu eşikler de öneri, kesin kural değil. Makine-saat bazında doluluğu, ders başına geliri ve başa baş katılımı stüdyo doluluk oranı hesaplama rehberinde adım adım anlattık.

Dönem planlaması: Eylül ve Ocak

Birçok stüdyo yılı dönemlere böler; Eylül (okulların açılışı) ve Ocak (yeni yıl kararları) yeni öğrencinin en çok geldiği dönemler olarak düşünülür. Kendi kayıt tarihlerinize bakarak bunun sizin için de geçerli olup olmadığını kontrol edin.

• Dönem başından 3-4 hafta önce: Yeni programı taslak olarak hazırlayın, eğitmenlerle müsaitliği netleştirin.
• 2 hafta önce: Programı duyurun, başlangıç gruplarının kaydını açın. Yeni öğrenci bulma yöntemleri için öğrenci bulma rehberine bakabilirsiniz.
• Dönemin ilk 2 haftası: Programı değiştirmeyin; gözlemleyin.
• Dönem ortası: Boş giden dersleri kapatma kuralına göre değerlendirin.
• Yaz: Birçok stüdyoda katılım düşer. Yaz için daha az dersli ayrı bir program hazırlamak, boş dersle salon açmaktan iyidir.

Tek seferlik iptal ve saat değişikliğini duyurma

Eğitmen hastalanır, salon tadilata girer, bayram araya girer. Tek seferlik değişiklikte asıl risk, haberi alamayan öğrencinin kapıda kalmasıdır.

• Değişikliği öğrendiğiniz an duyurun; mümkünse dersten en az 24 saat önce.
• Yalnızca o derse kayıtlı öğrencilere yazın; tüm stüdyonun grubuna yazılan mesaj gözden kaçar.
• Ders iptalinin paketten ders düşürmediğini açıkça söyleyin.

Örnek mesaj (kendi dilinize uyarlayın): "Merhaba, bu Salı 19:00 Salsa Başlangıç dersimiz eğitmenimizin rahatsızlığı nedeniyle iptal. Paketinizden ders düşmeyecek. Dilerseniz Perşembe 19:00 grubuna katılabilirsiniz. Anlayışınız için teşekkürler."

Saat değişikliği için: "Merhaba, bu Çarşamba Mat Pilates dersimiz yalnızca bu haftaya özel 20:00 yerine 20:30'da başlayacak. Gelecek hafta normal saatinde."

Programınızı bir yazılımda tutmak

Izgarayı Excel'de tutmak başlangıç için yeterlidir. Tek seferlik değişiklikler arttığında asıl programla o haftaki gerçek program birbirinden ayrılır ve hangisinin güncel olduğu karışır.

OpenDanceAcademy ile salonlarınızı, branşlarınızı ve eğitmenlerinizi tanımlar, ders gruplarını haftalık programa yerleştirirsiniz. Bir dersi yalnızca o haftaya özel iptal edebilir ya da saatini değiştirebilirsiniz; haftalık program bozulmaz. Eğitmenler kendi hesaplarından programı görür ve yoklama alır. Öğrencilere duyuruyu yine siz yaparsınız: program otomatik SMS ya da WhatsApp mesajı göndermez. Yoga stüdyoları için örnekler yoga stüdyosu sayfasında.

Sık sorulan sorular

Haftalık ders programına kaç ders koymalıyım?

Salon ve eğitmen sayınızın izin verdiğinden değil, talebin karşıladığından başlayın. Her dersin minimum katılımı karşılayıp karşılamadığını hesaplayın; yeni dersi ancak mevcut dersler doluysa ekleyin.

Eğitmen ve salon çakışmasını nasıl kontrol ederim?

Tüm dersleri gün, başlangıç, bitiş, salon ve eğitmen sütunlarıyla tek tabloya yazın. Aynı gün aynı salonda ya da aynı eğitmende saatleri örtüşen dersleri ÇOKEĞERSAY (COUNTIFS) ile bulun.

Az kişiyle giden dersi kapatmalı mıyım?

Tek bir boş derse göre değil. Örnek kural: 3 hafta üst üste minimum katılımın altında kalan ders önce saat değişikliği ya da birleştirmeyle denenir, kapatma 2 hafta önceden öğrencilere bildirilir.

Kaynaklar

• Microsoft Destek: ÇOKEĞERSAY işlevi (erişim: 2026-11-07)