Dans kursunda yoklama nasıl tutulur? Rutin, kurallar ve ücretsiz şablon

Yoklama, bir dans kursunda en sık yapılan ve en çabuk ihmal edilen iştir. Her derste birkaç dakika sürer ama ay sonunda "Ayşe Hanım'ın kaç dersi kaldı?" sorusunun tek dayanağı odur. Yoklama düzgün tutulmazsa ders hakkı bitmiş öğrenci haftalarca derse gelmeye devam eder, hakkı olan öğrenciyle de "ben o gün gelmiştim" tartışması çıkar.

Bu yazıda yoklamayı üç farklı yolla (kâğıt defter, Excel, program) nasıl tutabileceğinizi, hangi durumun ders hakkı düşüreceğine nasıl karar vereceğinizi ve ders başında iki dakikada biten bir rutini anlatıyoruz. Yazının ortasında ücretsiz bir Excel şablonu var; e-posta istemeden indirebilirsiniz.

Yoklamayı tutmanın üç yolu

Hangi yolu seçeceğiniz öğrenci sayınıza, eğitmen sayınıza ve yoklamayı kimin aldığına bağlı. Üçünün de yeri var.

Kâğıt defter kötü bir yöntem değildir. Sorun, yoklamanın kendisi değil, yoklamadan sonra yapılan hesaptır. Öğrenci 8 derslik paket aldıysa birinin "8 eksi gelinen ders" hesabını her hafta yapması gerekir. Bu hesap ne kadar elle yapılırsa hata o kadar artar.

Yoklama durumları ve hak düşme kuralı

Yoklamada üç durum kullanmanızı öneririz:

• Geldi: öğrenci derse katıldı.
• Mazeretli: öğrenci önceden haber verdi ya da geçerli bir mazereti var.
• Gelmedi: haber vermeden gelmedi.

Asıl karar, bu durumlardan hangisinin paketten ders düşüreceğidir. Burada tek doğru yok; önemli olan kuralı baştan koyup kayıt sırasında öğrenciye söylemektir. Yaygın üç yaklaşım:

1. Yalnızca "Geldi" düşer. Öğrenci için en adil olanı. Haber vermeden gelmeyen öğrencinin de hakkı korunur.
2. "Geldi" ve "Gelmedi" düşer, "Mazeretli" düşmez. Haber vermeden gelmemeyi caydırır. Kontenjanı sınırlı derslerde (reformer gibi) tercih edilir.
3. Belli bir saate kadar haber verilirse mazeretli sayılır. Örneğin "dersten 3 saat önce haber verirseniz hakkınız yanmaz." Bu kural ancak birinin haber verenleri gerçekten not etmesiyle işler.

Hangi kuralı seçerseniz seçin, kayıt formunuza ya da duvardaki bilgi kâğıdına tek cümleyle yazın: "Haber vermeden gelinmeyen ders paketten düşer" gibi. Tartışmaların çoğu kural yazılı olmadığı için çıkar.

Ders başında 2 dakikada yoklama rutini

Yoklamayı dersin sonuna bırakmak, unutmanın en kısa yoludur. Aşağıdaki rutin ders başında yaklaşık iki dakika sürer (süre, 10-15 kişilik bir grup için tahminimizdir).

1. Listeyi dersten önce hazırlayın

Grubun öğrenci listesi ders saatinden önce elinizde olsun: defterde o grubun sayfası, Excel'de filtrelenmiş liste ya da programda dersin yoklama ekranı. Listeyi derste aramaya başlarsanız iki dakika on dakikaya çıkar.

2. Isınmaya geçmeden önce isimleri okuyun

Öğrenciler salona girip yerini aldığında isimleri hızlıca okuyun ya da bakarak işaretleyin. Müzik başlamadan bitirin.

3. Gelenleri işaretleyin, kalanlar "Gelmedi" olsun

Listede herkes boş başlar; gelenleri "Geldi" yapın. Önceden haber verenleri "Mazeretli" yapın. Ders başladığında işaretlenmeyen kalan herkes "Gelmedi"dir.

4. Geç geleni ders sırasında ekleyin

On dakika geç gelen öğrenciyi ders arasında ya da hemen bitiminde "Geldi" yapın. Geç gelmeyi ayrıca izlemek istiyorsanız dördüncü bir durum icat etmeyin; ayrı bir not olarak tutun.

5. Kaydedin ve hakkı azalanlara bakın

Yoklama kaydedildikten sonra paketi bitmek üzere olan öğrencilere bakın. Ders çıkışında "Hakkınız 1 ders kaldı, yenilemek ister misiniz?" demek, sonradan telefonla aramaktan çok daha kolaydır.

Eğitmen yoklama alıyorsa sorumluluk

Birden fazla eğitmeniniz varsa yoklamayı çoğunlukla eğitmen alır. Bu durumda üç şeyi yazılı hale getirin:

• Kim, ne zaman: "Yoklama ders bitmeden kaydedilir." Ertesi güne kalan yoklama hatırlanarak doldurulur ve hatalı olur.
• Düzeltme: Yanlış işaretleme fark edilirse eğitmen kendisi mi düzeltir, yoksa size mi haber verir? Kayıt geçmişini koruyan tek bir kişi olması iyidir.
• Eğitmenin göreceği bilgi: Eğitmenin yoklama için öğrenci adına ihtiyacı vardır; ödenen tutarı, telefon numarasını ya da sağlık notlarını görmesi her zaman gerekmez. Bu, aşağıdaki KVKK bölümüyle de ilgilidir.

Excel kullanıyorsanız eğitmenlerin aynı dosyayı aynı anda düzenlemesi sorun çıkarabilir. Pratik çözüm: eğitmen kâğıda ya da telefondaki basit bir listeye alır, siz günde bir kez tabloya geçirirsiniz. Bunun bedeli, yoklamanın iki kez yazılmasıdır.

Örnek yoklama tablosu

Yoklama sayfasında her satır, bir öğrencinin bir dersteki durumudur. Aşağıdaki satırlar kurgusal örnektir.

Her öğrenciye bir numara (Ö001, Ö002…) vermenin nedeni, aynı adı taşıyan iki öğrencinin karışmamasıdır. Formüller numarayla çalışır, ad yalnızca okumayı kolaylaştırır.

Ücretsiz şablon: Stüdyo Yoklama ve Ders Paketi Takip Şablonu

Yukarıdaki düzeni hazır bir dosyaya döktük. E-posta istemeden indirilir; Excel'de açılır.

Şablonda beş sayfa var:

• Öğrenciler: Öğrenci No (Ö001…), Ad Soyad, Telefon, Ders/Grup, Kayıt Tarihi, Not. Her öğrenciyi bir kez buraya yazarsınız.
• Paketler: Satış Tarihi, Öğrenci No, Ad Soyad, Ders Sayısı (4, 8, 12 ya da istediğiniz sayı), Ödenen Tutar (TL), Ödeme Notu. Ad Soyad, Öğrenci No'yu yazdığınızda Öğrenciler sayfasından kendiliğinden gelir.
• Yoklama: Tarih, Ders/Grup, Öğrenci No, Ad Soyad (otomatik), Durum. Durum hücresinde açılır liste var: Geldi, Mazeretli, Gelmedi; başka bir şey yazılırsa Excel uyarır. Pratik ipucu: geçen haftanın aynı grup satırlarını kopyalayıp yalnızca tarihi ve durumu değiştirin.
• Kalan Hak: Her öğrenci için alınan ders, kullanılan ders, kalan ders, son gelme tarihi ve durum.
• Nasıl Kullanılır: Kısa adımlar ve politika değişikliği için formül notu.

Kalan Hak sayfasındaki formüller nasıl çalışır

Kalan Hak sayfasına hiçbir şey yazmazsınız; gri hücreler formüldür. Sütunlar: Öğrenci No, Ad Soyad, Alınan Ders, Kullanılan (Geldi), Kalan Hak, Durum, Son Gelme Tarihi, Toplam Ödenen (TL). Aşağıda A2 o satırdaki öğrenci numarasıdır. Türkçe Excel'de aynı işlevler ETOPLA (SUMIF) ve ÇOKEĞERSAY (COUNTIFS) adıyla, noktalı virgülle görünür.

Alınan Ders, Paketler sayfasında bu öğrencinin tüm ders sayılarının toplamıdır (B: Öğrenci No, D: Ders Sayısı):

=SUMIF('Paketler'!$B$2:$B$1001, A2, 'Paketler'!$D$2:$D$1001)

Kullanılan, Yoklama sayfasında bu öğrenci için "Geldi" yazan satırların sayısıdır (C: Öğrenci No, E: Durum):

=COUNTIFS('Yoklama'!$C$2:$C$5001, A2, 'Yoklama'!$E$2:$E$5001, "Geldi")

Kalan Hak = Alınan − Kullanılan. Durum sütunu kalan sayıya bakar: 0 ya da altı "Bitti", 1-2 "Kritik", 3-4 "Azalan", 5 ve üstü "Yeterli" (eşikler programdaki listelerle aynı; programda adları "Kredi Yok", "Kritik" ve "Az"). Koşullu biçimlendirme sayesinde Bitti, Kritik ve Azalan satırları renkli görünür; listeye bir bakışta kimi arayacağınızı görürsünüz. Toplam Ödenen aynı ETOPLA mantığıyla Ödenen Tutar sütununu toplar.

Son Gelme Tarihi, öğrencinin "Geldi" işaretlendiği en son dersin tarihidir ve MAXIFS (Türkçe Excel'de ÇOKEĞERMAK) işleviyle bulunur. Bu işlev Excel 2019, Microsoft 365, LibreOffice ve Google E-Tablolar'da vardır; daha eski bir Excel'de bu sütun hata gösterebilir.

Şablonda yalnızca "Geldi" hak düşürür. Sizin kuralınız "haber vermeden gelmeyen de hakkını kaybeder" ise Kullanılan sütunundaki formüle ikinci bir sayım eklersiniz ve sütunun geri kalanına aşağı doğru kopyalarsınız:

=COUNTIFS('Yoklama'!$C$2:$C$5001, A2, 'Yoklama'!$E$2:$E$5001, "Geldi") + COUNTIFS('Yoklama'!$C$2:$C$5001, A2, 'Yoklama'!$E$2:$E$5001, "Gelmedi")

Bu değişikliğin tam hali şablonun Nasıl Kullanılır sayfasında yazılı. Dosyada üç kurgusal örnek öğrenci (Deniz, Ece, Mert Örnek) var; formüllerin nasıl çalıştığını görüp silebilirsiniz. Şablon 300 öğrenci, 1.000 paket satışı ve 5.000 yoklama satırı için hazırlandı; daha fazlası gerekirse aralığın son satırının üstüne satır eklersiniz (sağ tık > Ekle), formül aralıkları kendiliğinden genişler. 300'den fazla öğrenci için Öğrenciler sayfasına satır ekledikten sonra Kalan Hak sayfasının son satırını da aynı sayıda aşağı kopyalayın; Kalan Hak'ın her satırı Öğrenciler'deki aynı satıra bakar. Şablonda paket son kullanma tarihi yoktur; paketlerinize süre koyuyorsanız bunu ders paketi sistemi rehberinde anlattığımız gibi ayrı bir sütunla takip edebilirsiniz.

Devamsızlık takibi: 3 hafta gelmeyen öğrenci

Ders hakkı bitmeden kaybolan öğrenci, hakkı bitip yenilemeyen öğrenciden daha sessizdir; kimse fark etmez. Kalan Hak sayfasındaki Son Gelme Tarihi sütunu bunun için var.

Basit bir kural koyun: Son gelme tarihi 21 günden eski olan aktif öğrenciye haftada bir kez bakılır. 21 gün bir öneridir; haftada tek dersi olan bir grup için uygun bir eşiktir, haftada üç ders yapan bir grupta daha kısa tutabilirsiniz.

Hesap örneği (varsayım): bugün 7 Kasım 2026, öğrencinin son "Geldi" kaydı 13 Ekim 2026. Aradaki fark 25 gün; eşik 21 gün olduğu için bu öğrenci listeye girer. Şablonda Kalan Hak sayfasına boş bir I sütunu açıp =IF(ISNUMBER(G2),TODAY()-G2,"") yazarsanız (Türkçe Excel'de =EĞER(ESAYIYSA(G2);BUGÜN()-G2;""); G2 son gelme tarihi) bu farkı her öğrenci için görebilirsiniz. Formülü sütun boyunca aşağı kopyalayın, sonra filtreyi I sütununu da kapsayacak şekilde yeniden uygulayıp 21'den büyük olanları süzün. Hiç "Geldi" kaydı olmayan öğrencide hücre boş kalır; o öğrenciler zaten ayrıca bakılması gereken kişilerdir.

Ulaşırken kısa ve suçlamayan bir mesaj işe yarar. Örnek, kendi dilinize göre değiştirin:

"Merhaba [ad], bir süredir Çarşamba salsa grubunda göremedik, umarız her şey yolundadır. Paketinizde [kalan] ders hakkınız duruyor. Bu hafta gelmek isterseniz yeriniz hazır; saat uymuyorsa başka bir grubu da konuşabiliriz."

Bu mesajı kimin, hangi gün atacağını belirleyin ve ölçün: bu hafta kaç kişiye yazıldı, kaçı cevap verdi, kaçı derse döndü. Ödeme tarafındaki benzer takip için ödemesi geciken öğrenci rehberine bakabilirsiniz.

KVKK: telefon numarası ve sağlık notu

Yoklama listesi kişisel veri içerir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kişisel veriyi kimliği belirli ya da belirlenebilir bir kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlar; öğrencinin adı, telefonu ve derse gelip gelmediği bu kapsamdadır.

Dans ve pilates stüdyolarında sık tutulan bir not daha var: "bel fıtığı var", "hamile, 5. ay" gibi sağlık bilgileri. Kanun'un 6. maddesi sağlık verilerini özel nitelikli kişisel veri sayar ve bunların işlenmesini kural olarak yasaklayıp sınırlı istisnalar tanır; ilgili kişinin açık rızası bu istisnalardan biridir. Kanun ayrıca veri toplanırken kişiyi bilgilendirmeyi (aydınlatma yükümlülüğü, 10. madde) ve verinin güvenliği için gerekli önlemleri almayı (12. madde) öngörür.

Pratikte yapabilecekleriniz:

• Yalnızca gerçekten kullandığınız bilgiyi toplayın. Yoklama için ad ve öğrenci numarası yeter.
• Sağlık notunu yoklama listesine değil, yalnızca sizin ve ilgili eğitmenin göreceği ayrı bir yere yazın.
• Kayıt sırasında öğrenciye verisinin ne için tutulduğunu anlatan kısa bir aydınlatma metni verin; sağlık bilgisi için ayrıca açık rıza isteyin.
• Excel dosyasını parolayla koruyun, WhatsApp grubunda paylaşmayın, ayrılan eğitmenin erişimini kapatın.
• Ayrılan öğrencinin bilgisini ne kadar süre tutacağınıza karar verin.

Veri envanteri, aydınlatma ve açık rıza farkı, saklama süresi ve VERBİS için ayrıntılı anlatım: stüdyoda KVKK ve öğrenci verisi.

Excel yetmeyince

Şablon, tek kişinin tuttuğu ve gün sonunda güncellenen bir düzen için iyi çalışır. Zorlanmaya başladığınızın işaretleri genellikle şunlardır: yoklama kâğıda alınıp akşam tabloya geçiriliyor, aynı dosyada birden fazla eğitmen çalışıyor, ay sonunda "bu tablo doğru mu" diye kontrol etmek zaman alıyor.

Bu noktada bir program aynı işi tek adıma indirir. OpenDanceAcademy ile eğitmen kendi hesabından dersin listesini açar, Geldi, Mazeretli ya da Gelmedi işaretleyip kaydeder; "Geldi" işaretlenen öğrencinin paketinden 1 ders kendiliğinden düşer. Yanlışlıkla "Geldi" yapılan öğrenciyi sonradan değiştirirseniz düşülen ders geri eklenir. Hakkı biten, kritik ve azalan öğrenciler ayrı listelerde görünür. Telefonun tarayıcısından da çalışır.

Dürüst olmak gerekirse iki fark var: programda yalnızca "Geldi" ders düşürür, "Gelmedi"nin de düşmesini bir ayarla seçemezsiniz; paketlere son kullanma tarihi de tanımlanamıyor. Neyin olup neyin olmadığını Excel mi program mı yazısında ayrıntılı karşılaştırdık.

Sık sorulan sorular

Yoklamayı dersin başında mı sonunda mı almalıyım?

Başında almanızı öneririz. Isınma başlamadan iki dakikada biter; sonuna kalan yoklama, ders bitip öğrenciler çıkarken unutulur. Geç geleni ders arasında eklersiniz.

Mazeretli öğrencinin ders hakkı düşmeli mi?

Bu sizin politikanızdır. Şablonda ve programda yalnızca "Geldi" hak düşürür. Haber vermeden gelmemeyi de düşürmek istiyorsanız şablonda Kullanılan formülüne "Gelmedi" sayımını eklersiniz. Hangi kuralı seçerseniz seçin, kayıt sırasında öğrenciye yazılı olarak söyleyin.

Öğrencinin sağlık notunu yoklama listesine yazabilir miyim?

Önermiyoruz. Sağlık bilgisi KVKK'da özel nitelikli kişisel veridir. Yoklama listesini birçok kişi görebilir. Sağlık notunu yalnızca gereken kişilerin göreceği ayrı bir yerde tutun ve öğrenciden açık rıza alın.

Kaynaklar

• Kişisel Verileri Koruma Kurumu: 6698 sayılı Kanun (İngilizce çeviri, değişiklik notlarıyla) (erişim: 2026-11-07)
• Kişisel Verileri Koruma Kurumu: Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi Rehberi duyurusu (erişim: 2026-11-07)
• Microsoft Destek: ETOPLA işlevi (erişim: 2026-11-07)
• Microsoft Destek: ÇOKEĞERSAY işlevi (erişim: 2026-11-07)