Stüdyo sahiplerinin en sevmediği iş para hatırlatmaktır. Öğrenciyle aranız iyidir, derse severek gelir, ama paketin ödemesi üç haftadır açıktır. Gecikmenin sebebi her zaman kötü niyet değildir, unutmak da olabilir. Ödemenin ne zaman yapılacağı yazılmamışsa ve takip aklınızda yürüyorsa gecikme kaçınılmaz olur.
Bu rehberde ödeme takibini dört parçaya ayırıyoruz: kayıtta net bir kural, tek bakışta okunan bir tablo, kısa ve kibar mesajlar ve gerekirse bir telefon konuşması.
Kayıtta net bir ödeme kuralı yazın
Gecikmenin önüne geçmenin en kolay yolu, kuralı ilk gün yazılı vermektir. Kayıt formunuzda ya da sözleşmenizde şu sorulara cevap olsun:
- Paket nasıl ödenir? Peşin mi, iki taksit mi? Taksitliyse her taksidin tarihi ve tutarı ne?
- Vade nedir? Örneğin "paketin ilk dersinden önce" ya da "ayın 5'ine kadar".
- Ödeme yolları neler? Nakit, kart, havale. Havalede açıklamaya ne yazılacak?
- Ödeme gecikirse ne olur? Örneğin "ödeme yapılmadan yeni paket açılmaz".
- Ders hakkı biterse ne olur? Yeni paket alınana kadar derse katılabilir mi, kaç ders?
- Dondurma ve iade: Sağlık ya da taşınma durumunda paket dondurulur mu, kalan ders iade edilir mi?
Kuralı kısa ve açık yazın, imzalanan nüshayı öğrenciye verin, ücret tarifesini görünür bir yere asın.
Yazılı sözleşme ve tüketici hakları
Öğrencileriniz çoğunlukla "tüketici"dir ve aranızdaki işlem 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun'a tabidir. Ödeme takibini ilgilendiren hükümler:
- Yazılı sözleşme (madde 4): Kanunun yazılı yapılmasını istediği sözleşmelerde (ör. taksitle satış) metin en az 12 punto, açık ve anlaşılır olmalı. Bir nüshası kâğıtta ya da e-posta, SMS gibi kalıcı bir ortamda verilmeli. Ücret ve masraf bilgisi sözleşmenin eki olmalı. Koşullar sözleşme süresince tüketici aleyhine değiştirilemez.
- Faiz (madde 4): Temerrüt dahil, tüketici işlemlerinde bileşik faiz uygulanamaz.
- Haksız şart (madde 5): Müzakere edilmeden konmuş ve dengeyi tüketici aleyhine bozan şartlar hükümsüzdür.
- Taksitle satış (madde 17–19): Bedelin kısım kısım ödendiği sözleşmeler yazılı yapılmadıkça geçerli olmaz. Tüketicinin 7 günlük cayma hakkı vardır, ama onayıyla hizmete başlanmışsa cayamaz. Kalan borcun tamamını istemek için ek şartlar ve en az 30 gün süre veren bir uyarı gerekir.
- Mesafeli satış (madde 48): Paketi yüz yüze görüşmeden, internetten ya da telefonla satıyorsanız kural olarak 14 günlük cayma hakkı vardır. Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği'nde istisnalar bulunur (ör. tüketicinin onayıyla cayma süresi içinde başlanan hizmetler); sizin satışınıza hangisinin uyduğunu ticaret il müdürlüğünden ya da bir avukattan teyit edin.
- Abonelik (madde 52): Düzenli yenilenen üyeliklere kendiliğinden uzama hükmü konamaz. Belirli süreli aboneliklerde sürenin sonunda kendiliğinden uzama hükmü konamaz; tüketici, kanunda sayılan durumlarda sözleşmeyi gerekçe göstermeden feshedebilir.
- Uyuşmazlık (madde 68): Belirli bir tutarın altındaki uyuşmazlıklarda tüketici hakem heyetine başvurmak zorunludur; Ticaret Bakanlığı'na göre bu sınır 2026 için 186.000 TL (ayrıntı: ders paketi rehberi).
Takip tablosu: hangi sütunlar?
Takip, kim ne kadar ödedi ve kimin vadesi geçti sorularına tek bakışta cevap vermeli. Excel ya da Google E-Tablolar'da her paket satışı için bir satır açın:
| Sütun | Örnek | Neden gerekli |
|---|---|---|
| Öğrenci | Ad Soyad | Kimi arayacağınız |
| Telefon | 05xx … | Hatırlatma için |
| Paket | 8 ders | Ne satıldığı |
| Satış tarihi | 01.11.2026 | Sıralama için |
| Paket tutarı | 3.200 | Toplam borç |
| Ödenen | 1.600 | Bugüne kadar alınan |
| Kalan | =E2-F2 | Açık tutar |
| Vade | 05.11.2026 | Ödemenin son günü |
| Gecikme (gün) | =EĞER(G2>0;MAK(0;BUGÜN()-H2);0) | Kaç gündür açık |
| Kalan ders hakkı | 3 | Hak bitmeden konuşmak için |
| Son hatırlatma | 08.11.2026 | Üst üste yazmamak için |
| Söz verilen tarih | 15.11.2026 | Bir sonraki kontrol günü |
| Not | "Maaşını 15'inde alıyor" | Bağlamı unutmamak için |
Tabloyu "Gecikme (gün)" sütununa göre büyükten küçüğe sıralayın. Haftada bir, örneğin pazartesi sabahı, yalnızca gecikmesi sıfırdan büyük olan satırlara bakın.
Bu bilgiler kişisel veridir. Tabloyu yalnızca ödemeyle ilgilenen kişiler görsün. Borç bilgisini öğrencilerin bulunduğu WhatsApp grubunda ya da panoda asla paylaşmayın.
Ücretsiz şablonumuzda Öğrenciler, Paketler, Yoklama, Kalan Hak ve Nasıl Kullanılır sayfaları var. Paketler sayfasında ödenen tutar ve ödeme notu, Kalan Hak sayfasında da öğrencinin toplam ödediği tutar görünüyor. Paket tutarı, vade ve gecikme sütunlarını yukarıdaki tabloya göre kendiniz ekleyebilirsiniz.
Hatırlatma takvimi
Hatırlatmanın kırıcı olmaması için ne zaman ne yapacağınızı önceden belirleyin. Böylece kimseye özel davranmış ya da sinirle yazmış olmazsınız.
| Ne zaman | Ne yaparsınız | Nasıl |
|---|---|---|
| Vadeden 2 gün önce (isteğe bağlı) | Kısa bilgi notu | Mesaj |
| Vade + 3 gün | 1. hatırlatma | Mesaj |
| Vade + 10 gün | 2. hatırlatma ve tarih önerisi | Mesaj |
| Vade + 20 gün | Son konuşma | Telefon ya da yüz yüze |
Hatırlatma mesajı şablonları
Aşağıdaki mesajlar WhatsApp ya da SMS üzerinden sizin tarafınızdan elle gönderilmek için yazıldı. Köşeli parantezleri doldurun, her mesajı kişiye göre biraz değiştirin ve gruba değil, kişiye özel gönderin.
1. hatırlatma (vade + 3 gün)
"Merhaba [Ad], [Stüdyo adı]'ndan [sizin adınız]. [Paket adı] paketinin [tutar] TL'lik ödemesi [tarih] tarihinde görünüyor, kayıtlarımıza henüz geçmedi. Benim gözümden kaçtıysa kusura bakmayın. Uygun olduğunuzda derse gelirken ya da [ödeme yolu] ile halledebiliriz. İyi günler."
2. hatırlatma (vade + 10 gün)
"Merhaba [Ad], geçen hafta yazdığım [tutar] TL'lik ödeme için tekrar yazıyorum. Bir aksilik olduysa söylemeniz yeterli, birlikte bir tarih belirleyelim. [Tarih 1] ya da [tarih 2] sizin için uygun olur mu?"
Son konuşma daveti (vade + 20 gün)
"Merhaba [Ad], [tutar] TL'lik ödeme hâlâ açık görünüyor. Derslere devam etmenizi çok isteriz. Bu hafta beş dakika konuşabilir miyiz? Kayıtta konuştuğumuz kurala göre ödeme netleşene kadar yeni paket açamıyoruz. [Gün ve saat] uygun mu?"
Ders hakkı biten öğrenciye
"Merhaba [Ad], [paket adı] paketinizin son dersini [tarih] günü kullandınız. Devam etmek isterseniz yeni paketi bir sonraki derste ya da [ödeme yolu] ile açabiliriz. Sorunuz olursa buradayım."
Bu mesajlarda tehdit, abartılı aciliyet ya da başkalarının önünde utandırma olmamalı. Amaç hem ödemeyi almak hem öğrenciyi kaybetmemektir.
Telefon konuşması çerçevesi
Mesajla netleşmeyen durumlarda kısa bir telefon konuşması çoğu zaman en hızlı çözümdür:
- Selamlayın. "Merhaba [Ad], ben [Stüdyo]'dan [adınız], müsait misiniz?"
- Durumu tek cümleyle söyleyin. "[Tarih]'te vadesi gelen [tutar] TL'lik ödeme hâlâ açık görünüyor."
- Sorun ve bölmeden dinleyin. "Bir sorun mu var?"
- Önceden düşündüğünüz bir seçenek sunun. Belirli bir tarih ya da tutarı iki parçaya bölmek gibi.
- Bir tarihte anlaşın ve konuşmadan sonra bunu kısa bir mesajla yazılı teyit edin.
- Tabloya not edin. "Söz verilen tarih" sütununu güncelleyin.
Ders hakkı bitince ne yapılır?
En sık durum şudur: paket biter, öğrenci gelmeye devam eder. Kuralı önceden koyun ve herkese aynı uygulayın. Örneğin: "Hakkı biten öğrenci yeni paket alana kadar en fazla 1 derse katılabilir, bu ders yeni paketten düşülür."
- Hakkı bitmiş öğrencinin yoklamasını almaya devam edin ve tabloya "borçlu ders" diye not düşün.
- Ödeme konuşmasını ders sırasında eğitmene bırakmayın, sizin ya da sekreterin işi olsun.
- Hakkı bitmek üzere olan öğrenciye son dersinden önce haber verin, yeni paket konuşması sürpriz olmasın.
Paketlerin ve kalan hakların nasıl tutulacağını ders paketi ve kredi sistemi rehberinde, yoklamayı hızlı almayı dans kursu yoklama takibi rehberinde anlattık.
Borç hatırlatması ticari ileti sayılır mı?
Ticaret Bakanlığı'na göre ticari elektronik ileti, telefon, SMS ve e-posta gibi araçlarla ticari amaçla gönderilen iletidir ve tanıtım iletileri için önceden onay gerekir. Var olan bir üyelikle ilgili ödeme hatırlatmasının bu kapsama girip girmediğini Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik belirler; resmi metnini doğrulayamadığımız için burada kesin bir şey söylemiyoruz. Hatırlatma mesajına tanıtım ya da kampanya eklemeyin.
Pratikte borç hatırlatmasına kampanya, indirim ya da yeni dönem duyurusu eklemeyin. Tanıtımı ayrı ve yalnızca izin veren kişilere gönderin.
Excel yetmeyince
Öğrenci sayısı arttıkça tabloda iki şey zorlaşır: kimin hakkının bittiğini zamanında görmek ve her paketin ödenen tutarını satışla birlikte tutmak. OpenDanceAcademy'de yoklamada "Geldi" işaretlenince paketten 1 ders kendiliğinden düşer. Hakkı biten, kritik ve azalan öğrenciler ayrı listelerde görünür. Paket satışında ödenen tutarı not edersiniz. Program online tahsilat yapmaz, aidat çekmez, borç hatırlatması göndermez ve fatura kesmez. Hatırlatmaları yukarıdaki şablonlarla siz gönderirsiniz. Fiyat ve 14 günlük ücretsiz deneme için fiyatlar, programın tamamı için dans okulu yönetim programı sayfasına bakabilirsiniz. Karar vermek için stüdyo için Excel mi, yazılım mı rehberini de okuyabilirsiniz.
Kontrol listesi
- Kayıt formuna ödeme yolu, vade, gecikme ve hakkı biten öğrenci kuralını yazdım.
- Sözleşmenin ve ücret bilgisinin bir nüshasını öğrenciye verdim, ücret tarifesini astım.
- Taksitli ya da internetten satılan paketlerim için sözleşme metnimi bir uzmana gösterdim.
- Takip tablosunu kurdum, "Gecikme (gün)" sütununa göre sıraladım.
- Haftalık kontrol günümü belirledim.
- Hatırlatma takvimimi ve mesaj şablonlarımı kendi dilime göre düzenledim.
- Borç bilgisini kimsenin göremeyeceği yerde tutuyorum.
- Hatırlatma mesajlarına kampanya eklemiyorum.
Sık sorulan sorular
Ödemesi geciken öğrenciye ne zaman yazmalıyım?
Bir takvim belirleyip herkese aynı uygulayın. Bu rehberdeki örnekte ilk hatırlatma vadeden 3 gün, ikincisi 10 gün sonra gönderiliyor. 20. günde telefonla ya da yüz yüze konuşuluyor.
Aidat hatırlatma mesajında ne yazmalı?
Kısa ve kişisel olsun: kim yazıyor, hangi paket, ne kadar, hangi tarih ve nasıl ödenebilir. Tehdit ya da abartılı aciliyet olmasın. Kampanya ve indirim duyurusu eklemeyin.
Gecikme için faiz ya da ceza koyabilir miyim?
6502 sayılı Kanun, temerrüt dahil tüketici işlemlerinde bileşik faizi yasaklıyor. Tüketici aleyhine dengesiz şartlar da hükümsüz sayılabiliyor. Ceza koymadan önce sözleşmenizi bir uzmana gösterin.
Kaynaklar
- Mevzuat Bilgi Sistemi: 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun (erişim: 2026-11-07)
- Ticaret Bakanlığı: Ticari elektronik iletiler, genel bilgiler (erişim: 2026-11-07)
- Ticaret Bakanlığı: Elektronik ticaret sıkça sorulan sorular (erişim: 2026-11-07)
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu: Aydınlatma Yükümlülüğü (erişim: 2026-11-07)