Çoğu stüdyo öğrenci takibine bir Excel dosyasıyla başlar ve bu çoğu zaman doğru karardır. Soru, ne zaman Excel'in yetmemeye başladığı ve bir programın ödediğiniz parayı hak edip etmediğidir. Bu yazıda iki yolu dürüstçe karşılaştırıyoruz: Excel'in yettiği yerleri de, programın sizin işinize yaramayacağı durumları da yazdık.
Bu yazıyı bir stüdyo yönetim programı yapan ekip olarak yazıyoruz; bunu baştan söyleyelim. Bu yüzden rakamları açık varsayımlarla verdik, kendi sayılarınızla yeniden hesaplayabilirsiniz.
Kısa cevap
- Tek başınıza çalışıyorsanız, öğrenci sayınız azsa ve yoklamayı kendiniz alıyorsanız Excel büyük ihtimalle yeter.
- Birden fazla eğitmen yoklama alıyorsa, paket sistemi kullanıyorsanız ve "kimin hakkı bitti" sorusu her hafta zaman alıyorsa program düşünmeye değer.
- İkisinin arası çoğu stüdyonun bulunduğu yerdir; aşağıdaki işaretlere ve zaman hesabına bakarak karar verin.
Excel ve program: karşılaştırma tablosu
| Konu | Excel / Google E-Tablolar | Stüdyo programı |
|---|---|---|
| Maliyet | Genellikle zaten elinizde, ek ücret yok | Aylık ya da yıllık abonelik |
| Kurulum | Şablonla birkaç dakika; kendi tablonuzu kurmak saatler sürebilir | Hesap açma, salon, eğitmen, ders ve öğrencilerin girilmesi |
| Hata riski | Yanlış satıra yazma, formülü bozma, aynı öğrenciyi iki kez girme | Yanlış işaretleme yine olur; ama hesap elle yapılmaz |
| Yoklama ile kalan hak bağı | Formülle kurulabilir; yoklama tabloya girilmezse hesap eksik kalır | Yoklama kaydedilince kalan hak güncellenir |
| Çok kullanıcı | Paylaşılan dosyada mümkün; kimin neyi değiştirdiği karışabilir | Her eğitmenin kendi hesabı ve yetkisi olur |
| Telefondan kullanım | Mümkün ama küçük ekranda tablo düzenlemek zahmetli | Çoğu program telefonda kullanılacak şekilde tasarlanır |
| Geçmiş kayıt | Satırlar silinirse ya da üzerine yazılırsa geçmiş kaybolur | İşlemler kayıt altında tutulur |
| Yedek | Sizin sorumluluğunuzda (dosyanın kopyası, bulut klasörü) | Programı sağlayan firmanın sorumluluğunda; dışa aktarma imkânını sorun |
| Bağımlılık | Dosya sizindir, istediğiniz zaman açarsınız | Aboneliği bırakınca verinizi alabilmeniz gerekir |
Tablodaki "program" sütunu genel bir durumu anlatır; her program her satırı aynı şekilde karşılamaz. Seçerken aşağıdaki soruları sorun.
Excel'in yettiği durumlar
Dans okulu, pilates ya da yoga stüdyosu fark etmez; Excel ile takip birçok küçük stüdyoda gayet iyi çalışır. Bizim görüşümüz (kesin bir eşik değil, bir varsayım): aşağıdakilerin çoğu sizin için doğruysa Excel ile devam edin.
- Tek eğitmensiniz ya da yoklamayı her zaman aynı kişi alıyor.
- Aktif öğrenci sayınız yaklaşık 30'un altında.
- Paket yerine sabit aylık ücret alıyorsunuz ya da paketleri az sayıda öğrenci kullanıyor.
- Yoklamayı gün sonunda tabloya geçirmek size 10-15 dakikadan fazla sürmüyor.
- Ay sonunda tablo ile gerçeğin tutup tutmadığını kontrol etme ihtiyacı duymuyorsunuz.
Bu durumda ücretsiz yoklama ve ders paketi şablonumuz işinizi görür: yoklamayı girersiniz, kalan ders hakkı formülle hesaplanır, hakkı bitenler renkli görünür.
Excel'in yetmediğini gösteren işaretler
Aşağıdakilerden üç ya da daha fazlası size tanıdık geliyorsa Excel artık zaman kaybettiriyor olabilir:
- Yoklama derste kâğıda alınıyor, akşam ya da hafta sonu tabloya geçiriliyor.
- Birden fazla eğitmen aynı dosyayı düzenliyor ya da size yoklamayı mesajla gönderiyor.
- "Bu öğrencinin kaç dersi kaldı?" sorusuna cevap vermek için dosyayı açıp aramanız gerekiyor.
- Hakkı biten bir öğrencinin birkaç hafta fark edilmeden derse geldiği oldu.
- Dosyanın birden fazla kopyası var ve hangisinin güncel olduğundan emin değilsiniz.
- Ay sonu sayımı bir saatten uzun sürüyor.
- Telefonunuzdan öğrenci bilgisine bakmak zorunda kaldığınızda tablo okunmuyor.
Zaman maliyeti hesabı
Excel ücretsiz görünür ama zamanınız ücretsiz değildir. Aşağıdaki hesap tamamen örnek varsayımdır; kendi sürelerinizi bir hafta boyunca not alıp yerine koyun.
Varsayım: haftalık işler
| İş | Haftalık süre (varsayım) |
|---|---|
| Kâğıttaki yoklamayı tabloya geçirmek | 30 dakika |
| Kalan ders hakkını kontrol edip kimi arayacağını çıkarmak | 20 dakika |
| Ay sonu sayımı ve düzeltmeler (haftaya bölünmüş) | 20 dakika |
| Eğitmenlerden gelen yoklama mesajlarını toplamak | 20 dakika |
| Toplam | 90 dakika |
Varsayım: bir saatinizin değeri 300 TL (aynı saatte özel ders verseniz ya da yeni öğrenciyle görüşseniz kazanacağınız tutar gibi düşünün).
- Haftalık maliyet: 1,5 saat × 300 TL = 450 TL
- Aylık maliyet: 450 TL × yaklaşık 4,3 hafta ≈ 1.935 TL
Bir program bu sürenin tamamını ortadan kaldırmaz; yoklamayı yine alırsınız, öğrenciyi yine siz ararsınız. Varsayım: programla bu sürenin yarısı kalkıyorsa kazandığınız zamanın değeri ayda yaklaşık 970 TL olur. Bizim programımızın aylık fiyatı 899 TL (KDV hariç). Bu örnekte iki sayı birbirine yakın; yani karar sürelerinize bağlıdır. Haftada 30 dakikanızı alıyorsa Excel daha ucuzdur. Haftada iki-üç saatinizi alıyorsa ya da hakkı biten öğrenciyi kaçırdığınız için kaybettiğiniz paket satışlarını da hesaba katarsanız program öne geçebilir.
Kaçan yenilemeyi de ölçün: geçen ay paketi biten öğrencilerden kaçı yenilemeden ayrıldı? Her biri, örneğin 8 derslik bir paket fiyatı kadar kayıptır. Paket fiyatı hesabı için ders paketi sistemi rehberine bakabilirsiniz.
Program seçerken sorulacak sorular
Program seçerken uzun özellik listesine değil, sizin her hafta yaptığınız işe bakın. Aşağıdaki soruları satıcıya sorun ve cevapları deneme süresinde kendiniz doğrulayın.
- Yoklama aldığımda öğrencinin kalan ders hakkı kendiliğinden düşüyor mu?
- Eğitmenler kendi hesabıyla yoklama alabiliyor mu? Eğitmen hesabının hangi bilgileri (telefon, ödenen tutar) gördüğünü sorun.
- Hakkı biten ve bitmek üzere olan öğrencileri tek listede görebiliyor muyum?
- Tek seferlik ders iptali ve saat değişikliği haftalık programı bozmadan yapılabiliyor mu?
- Telefondan rahat kullanılıyor mu?
- Deneme süresi var mı, kart bilgisi istiyor mu, deneme bitince otomatik ücret alıyor mu?
- Aboneliği bırakırsam verilerimi alabilir miyim?
- Fiyata KDV dahil mi, öğrenci sayısıyla fiyat artıyor mu?
Sonra şu soruları kendinize sorun: Online ödeme, SMS hatırlatma ya da öğrencinin kendi rezervasyonu gerçekten lazım mı? Bu özellikler bazı stüdyolar için gerçekten önemlidir; özellikle kontenjanı sınırlı reformer derslerinde rezervasyon işe yarar. Ama birçok küçük stüdyoda öğrenciler zaten sabit gruplara gelir ve ödeme stüdyoda alınır. Kullanmayacağınız özelliğin parasını ödemeyin.
Açık olalım: bizim programımızda online ödeme, otomatik SMS ya da WhatsApp hatırlatması, öğrencinin kendi rezervasyonu, fatura ve ön muhasebe, paket son kullanma tarihi, şube yönetimi ve App Store ya da Google Play uygulaması yok; program tarayıcıdan çalışır. Bunlar sizin için şartsa başka bir program daha uygun olur. Ayrıntılı cevaplar sık sorulan sorular sayfasında.
Excel'den programa geçiş adımları
1. Dosyanızı temizleyin
Ayrılmış öğrencileri ayrı bir sayfaya taşıyın, aynı öğrencinin iki kez girildiği satırları birleştirin. Her öğrencinin adı ve telefonu tek satırda olsun.
2. Her öğrencinin kalan hakkını tek sayıya indirin
Geçmiş yoklamaların hepsini taşımanız gerekmez. Geçiş günü itibarıyla her öğrencinin kaç dersi kaldığını yazın; programa bu sayıyla başlayın.
3. Salonları, eğitmenleri ve haftalık programı girin
Önce sabitleri, sonra ders gruplarını, en son öğrencileri gruplara ekleyin. Program hazırlarken dikkat edilecekler ders programı rehberinde.
4. Bir hafta iki sistemi paralel tutun
İlk hafta yoklamayı hem programda hem Excel'de tutun. Hafta sonunda kalan hakları karşılaştırın. Tutuyorsa Excel'i bırakın.
5. Eğitmenlere beş dakikalık bir gösterim yapın
Yoklamanın nasıl alınacağını bir derste birlikte gösterin. Eğitmen ilk yoklamayı kendisi aldığında alışkanlık başlar.
6. Excel dosyasını arşivleyin
Eski dosyayı silmeyin; parolayla korunan bir kopyasını saklayın. Dosyada öğrenci telefonları gibi kişisel veriler olduğunu unutmayın: 6698 sayılı Kanun veri sorumlusunun bu verilerin güvenliği için gerekli teknik ve idari önlemleri almasını öngörür.
Ücretsiz şablonla başlayın
Henüz karar vermediyseniz önce düzenli bir tabloyla başlayın. Şablonumuzda Öğrenciler, Paketler, Yoklama ve Kalan Hak sayfaları birbirine bağlıdır; yoklamaya "Geldi" yazdığınızda kalan hak formülle hesaplanır. E-posta istemeden indirilir.
Excel yetmeyince
Şablonu birkaç hafta kullanıp yukarıdaki işaretleri görmeye başladıysanız OpenDanceAcademy'yi deneyebilirsiniz: "Geldi" işaretlenen öğrencinin paketinden 1 ders kendiliğinden düşer, hakkı biten öğrenciler ayrı listede görünür.
14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz; kredi kartı istenmez. Güncel fiyat fiyatlar sayfasında. Ödeme hatırlatmasını elle nasıl düzenleyeceğinizi ödemesi geciken öğrenci takibi rehberinde anlattık.
Sık sorulan sorular
Kaç öğrenciye kadar Excel yeterli?
Kesin bir eşik yok. Bizim görüşümüz, tek eğitmenli ve yaklaşık 30 aktif öğrencinin altındaki bir stüdyoda Excel'in çoğu zaman yettiğidir. Asıl ölçü öğrenci sayısı değil, haftada takibe harcadığınız süredir.
Stüdyo programı aylık ne kadar tutar?
Programdan programa değişir; bizimkinin güncel fiyatı fiyatlar sayfasında. Karar vermeden önce yazıdaki zaman hesabını kendi sürelerinizle yapın.
Programda online ödeme ve SMS hatırlatma var mı?
Bizim programımızda yok; ayrıntılar sık sorulan sorularda.
Excel'deki öğrencilerimi programa nasıl taşırım?
Önce dosyayı temizleyin, her öğrencinin kalan hakkını tek sayıya indirin, sonra programa girin ve ilk hafta iki sistemi paralel tutun. Adımlar yukarıda.
Kaynaklar
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu: 6698 sayılı Kanun (İngilizce çeviri, değişiklik notlarıyla) (erişim: 2026-11-07)
- Microsoft Destek: ETOPLA işlevi (erişim: 2026-11-07)
- Microsoft Destek: ÇOKEĞERSAY işlevi (erişim: 2026-11-07)