Çocuk gruplarında öğrenciniz çocuktur ama kararı veren, ücreti ödeyen ve servisi ayarlayan velidir. Veliyle iletişim dağınık olursa küçük sorunlar büyür: ders iptalini duymayan veli kapıda bekler, gösteri kostümünün son gününü kaçıran aile kırılır, iki ay sonra "çocuğum hiç ilerlemedi" cümlesi gelir.
Bu yazıda kayıtta veliden hangi bilgiyi alacağınızı, hangi konunun hangi kanaldan ve ne sıklıkla gideceğini, devamsızlık, ödeme ve gösteri mesajlarının dilini, fotoğraf iznini ve bütün yılı kapsayan bir iletişim takvimini anlatıyoruz. Sonda kopyalayıp kendi dilinize uyarlayabileceğiniz mesaj şablonları var.
Kayıtta veliden ne alınır
Kayıt formu, sonraki bütün iletişimin temelidir. Az ama doğru bilgi isteyin; her alanın bir nedeni olsun.
| Bilgi | Neden gerekir | Öneri |
|---|---|---|
| Çocuğun adı soyadı, doğum yılı | Yaş grubuna yerleştirmek | Zorunlu |
| Velinin adı ve yakınlığı | Kime hitap edeceğinizi bilmek | Zorunlu |
| Velinin telefonu | Ders iptali, acil durum | Zorunlu |
| İkinci bir yetişkinin telefonu | Veliye ulaşılamazsa | İsteğe bağlı |
| Çocuğu kimin alacağı | Ders çıkışında güvenlik | Zorunlu, değişirse yazılı bildirim |
| Sağlık bilgisi (alerji, astım gibi) | Ders sırasında doğru davranmak | Yalnızca gerçekten gerekiyorsa, ayrı izinle |
| Fotoğraf ve video izni | Tanıtım ve gösteri kaydı | Ayrı kutu, varsayılan "hayır" |
| Duyuru ve kampanya mesajı izni | Toplu tanıtım mesajları | Ayrı kutu |
Sağlık bilgisi ve çocuğun fotoğrafı KVKK bakımından ayrıca dikkat ister. Çocuğun verisi, aydınlatma metni, açık rıza ve sağlık notunun nerede tutulacağı konusunu stüdyo KVKK rehberinde ayrıntılı anlattık. Burada kısa kural: yalnızca kullanacağınız bilgiyi isteyin ve veliye neyi ne için aldığınızı yazılı olarak söyleyin. 6698 sayılı Kanun veri toplanırken kişinin bilgilendirilmesini (10. madde) ister. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun yayımladığı 2022/776 sayılı karar özetinde, velinin açık rızası olmadan 8 yaşındaki bir çocuğa tanıtım broşürü gönderen kişiye idari para cezası verildiği anlatılıyor; tanıtım amaçlı kullanım için izni ayrıca ve yazılı almanızın nedeni budur.
Hangi konu, hangi kanal, ne sıklıkla
Her konuyu aynı kanala yığmak, önemli mesajın kaybolmasına yol açar. Konuları ayırın:
| Konu | Kanal | Sıklık |
|---|---|---|
| Ders iptali, saat değişikliği | Birebir mesaj ya da yalnızca sizin yazabildiğiniz duyuru kanalı | Olduğunda, en az birkaç saat önce |
| Devamsızlık | Birebir mesaj | Haber verilmeden gelinmeyen ikinci dersten sonra |
| İlerleme notu | Birebir mesaj ya da kısa yüz yüze görüşme | Dönemde iki kez |
| Gösteri ve etkinlik duyurusu | Duyuru kanalı + yazılı bilgi notu | Dönem takvimine göre |
| Ödeme hatırlatma | Birebir mesaj | Paket bitmeden ya da ödeme gününden önce bir kez |
| Şikâyet ve hassas konular | Telefon ya da yüz yüze | Gerektiğinde, aynı gün |
Kural basit: herkesi ilgilendiren bilgi duyuru kanalına, tek bir aileyi ilgilendiren her şey birebir. Devamsızlık, ödeme ve davranış konuları asla grup içinde yazılmaz.
WhatsApp grubunun riskleri
Velilerin hepsini bir WhatsApp grubuna eklemek ilk bakışta en kolay yoldur. Ama birkaç sorunu beraberinde getirir:
- Telefon numaraları görünür. Gruptaki her veli diğer velilerin numarasını görür. Bunu istemeyen aileler olabilir.
- Önemli duyuru kaybolur. İptal mesajı, araya giren yirmi "teşekkürler" mesajının altında kalır.
- Tartışma herkesin önünde olur. Bir velinin şikâyeti grupta başlarsa herkes izler.
- Fotoğraf kontrolden çıkar. Bir velinin paylaştığı gösteri fotoğrafında izin vermemiş bir ailenin çocuğu da görünebilir.
Grup kullanacaksanız yalnızca yöneticinin mesaj atabildiği bir duyuru düzeni tercih edin, kurallarını ilk mesajda yazın ("Bu kanal yalnızca duyuru içindir; sorularınız için bize birebir yazın") ve çocuk fotoğrafı paylaşmayın. Hangi uygulamayı kullanırsanız kullanın, hangi ayarların olduğunu kendiniz kontrol edin.
Devamsızlık ve ilerleme bildirimi
Çocuk derse gelmediğinde veli bunu genellikle bilir. Ama bilmediği durumlar da olur: servis değişmiştir, çocuk başka bir yere gitmiştir. Bu yüzden haber verilmeden gelinmeyen ikinci dersten sonra kısa, suçlamayan bir mesaj atın. Yetişkin öğrencilerdeki devamsızlık takibini yoklama rehberinde anlattık; çocuklarda eşik daha kısa tutulur, çünkü veliye ulaşmak hem bilgi hem güvenlik meselesidir.
İlerleme notu, velinin dersin içini göremediği için kendiliğinden öğrenemediği bir bilgidir. Uzun bir karne gerekmez. Üç cümle yeter: ne öğrendi, neyi iyi yapıyor, evde ya da derste neye çalışabilir. Dönemde iki kez (dönem ortası ve gösteri öncesi) yazmak iyi bir başlangıçtır.
Hesap örneği: ilerleme notunun zaman maliyeti
Varsayım (örnek): 4 çocuk grubu, her grupta 12 çocuk, bir ilerleme notu 3 dakika.
- Toplam çocuk: 4 × 12 = 48.
- Bir tur için süre: 48 × 3 = 144 dakika, yani yaklaşık 2,5 saat.
- Dönemde iki tur: 2 × 144 = 288 dakika, yaklaşık 5 saat.
- Her eğitmen kendi grubunu yazarsa ve 2 eğitmen varsa: kişi başı dönemde yaklaşık 2,5 saat.
Bu yükü bir haftaya yaymak için her gün bir grubu bitirin. Ölçmek istediğiniz sayı da bellidir: kaç veliye not gitti, kaçı cevap verdi, dönem sonunda notu alan ailelerden kaçı bir sonraki döneme kaydını yeniledi. Notu almayan ailelerle karşılaştırırsanız işe yarayıp yaramadığını kendi verinizle görürsünüz.
Gösteri dönemi duyuruları
Gösteri, okulun yılda bir ya da iki kez bütün velilerle aynı anda konuştuğu dönemdir. Bilgi eksik giderse sorun herkesi aynı anda etkiler. Bunu önlemek için gösteriyle ilgili her bilgiyi tek bir yazılı notta toplayın ve şunları kesinleştirmeden duyurmayın:
- Tarih, saat, yer ve çocukların kaçta orada olacağı
- Ek prova günleri
- Kostüm: kim hazırlıyor, ücret varsa ne kadar, son ödeme ve teslim günü
- Bilet ya da davetiye: kişi sayısı sınırı, ücretli mi
- Fotoğraf ve video: kim çekecek, nerede paylaşılacak
Notu gösteriden en az 6-8 hafta önce gönderin, iki hafta önce ve bir gün önce kısa hatırlatma atın. Kostüm ücretini ders ücretinden ayrı yazın; ikisi karışırsa ödeme takibi zorlaşır.
Ödeme hatırlatma dili
Ödeme mesajı kısa, nazik ve rakamla net olmalı. Suçlayıcı ya da herkesin göreceği bir yerde yazılmamalı. Paket bitmeden önce bilgi vermek, bittikten sonra hatırlatmaktan kolaydır. Geciken ödemeler için adım adım akışı ödemesi geciken öğrenci rehberinde anlattık.
Bir hukuki ayrıntı: Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'in 6. maddesine göre devam eden üyelik, tahsilat ve borç hatırlatma gibi bildirimler için önceden onay aranmıyor; ama aynı maddeye göre bu tür bildirimlerde bir mal ya da hizmetin tanıtımı yapılamaz. Yani ödeme hatırlatmasının sonuna "yaz kampımıza da yazılın" eklerseniz mesaj tanıtım niteliği kazanabilir. İki mesajı ayırın.
Fotoğraf ve video izni
Çocukların ders ve gösteri fotoğrafları tanıtım için çok değerlidir, ama izin olmadan kullanılmamalıdır. Pratik kurallar:
- Kayıt formunda fotoğraf iznini ayrı bir kutu yapın ve kutuyu işaretsiz bırakın.
- İzni amaca göre ayırın: "yalnızca velilere özel paylaşım" ile "Instagram ve web sitesi" aynı şey değildir.
- İzin vermeyen çocukların listesini eğitmene ve fotoğraf çeken kişiye verin.
- Veli izni sonradan geri alırsa yeni paylaşımlarda o çocuğu kullanmayın ve eski paylaşımları ne yapacağınıza karar verin.
Tanıtım ve iletişim izinlerinin hukuki çerçevesi için KVKK rehberine, toplu duyuru izinleri için öğrenci bulma rehberindeki İYS bölümüne bakın.
Örnek mesaj şablonları
Aşağıdaki metinler örnektir. Köşeli parantezleri doldurun, kendi dilinize göre değiştirin ve her veliye ayrı gönderin.
Hoş geldin mesajı (kayıttan sonra): "Merhaba [veli adı], [çocuk adı] artık [grup adı] grubumuzda. Dersler [gün] [saat]. Ders çıkışında çocuğu [alacak kişi] alacak diye not ettik; değişirse lütfen bize yazın. Sorunuz olursa bu numaradan bize ulaşabilirsiniz."
Ders iptali: "Merhaba [veli adı], bugün [saat] [grup adı] dersi [kısa sebep] nedeniyle yapılamayacak. Telafi dersi [tarih/saat]. Anlayışınız için teşekkür ederiz."
Devamsızlık: "Merhaba [veli adı], [çocuk adı]'nı son iki derste göremedik. Her şey yolundadır umarız. Bu hafta gelemeyecekse bilmemiz yeterli; saat uymuyorsa başka bir grubu da konuşabiliriz."
İlerleme notu: "Merhaba [veli adı], [çocuk adı] bu dönem [öğrendiği şey] öğrendi. Özellikle [iyi yaptığı şey] konusunda çok iyi. Sıradaki hedefimiz [hedef]. Sorunuz olursa ders çıkışında konuşabiliriz."
Paket bitiyor: "Merhaba [veli adı], [çocuk adı]'nın paketinde [kalan] ders kaldı. Yenilemek isterseniz [paket adı ve tutarı] bilgisini paylaşabiliriz."
Her şablon için bir sayı tutun: kaç mesaj gitti, kaçına cevap geldi. Cevap gelmeyen bir şablon varsa önce mesajın uzunluğunu ve ilk cümlesini değiştirin.
Yıllık iletişim takvimi
Eylül-Haziran dönemi çalışan bir okul için örnek takvim. Kendi dönem tarihlerinize göre kaydırın.
| Ay | Ne gönderilir | Kime |
|---|---|---|
| Eylül | Hoş geldin mesajı, dönem takvimi, kurallar notu | Yeni ve dönen veliler |
| Ekim | Devamsızlık kontrolü, ilk izlenim notu | Yeni başlayanlar |
| Kasım | Dönem ortası ilerleme notu | Bütün veliler |
| Aralık | Yılbaşı ve tatil haftası ders durumu | Bütün veliler |
| Ocak | Ara tatil programı, ikinci dönem kaydı | Bütün veliler |
| Şubat | Gösteri ön duyurusu (tarih, kostüm, prova) | Gösteriye katılacak gruplar |
| Mart-Nisan | Kostüm ve bilet hatırlatmaları | Gösteriye katılacak gruplar |
| Mayıs | Gösteri öncesi ilerleme notu, son bilgi notu | Bütün veliler |
| Haziran | Teşekkür mesajı, yaz programı ve yeni dönem bilgisi | Bütün veliler (tanıtım içeriği yalnızca izin verenlere) |
Programda veli bilgisi
OpenDanceAcademy öğrenci kaydında ad, soyad ve telefon zorunludur; e-posta ve not alanı vardır, ayrıca öğrenciye tarihli notlar ekleyebilirsiniz. Ayrı bir veli paneli ya da veli alanı yoktur; veli adını ve alacak kişiyi not alanına yazarsınız. Telefon numarası stüdyo içinde tekil olduğu için iki kardeşi aynı telefonla kaydedemezsiniz; birine başka bir aile numarası girmeniz gerekir. Yoklama geçmişinde her çocuğun katılım oranını görürsünüz, bu da ilerleme notunun ve devamsızlık mesajının dayanağı olur. Program veliye kendiliğinden SMS, WhatsApp ya da e-posta göndermez; mesajları siz atarsınız.
Kontrol listesi
- Kayıt formunda veli adı, telefonu ve çocuğu alacak kişi var.
- Fotoğraf izni ve duyuru izni ayrı, işaretsiz kutular.
- Duyuru kanalında yalnızca biz yazabiliyoruz; kuralları ilk mesajda yazdık.
- Devamsızlık, ödeme ve şikâyet konularını yalnızca birebir konuşuyoruz.
- Dönemde iki ilerleme notu planlandı, hangi eğitmenin hangi grubu yazacağı belli.
- Gösteri bilgi notu 6-8 hafta önceden hazır.
- Ödeme hatırlatmasında tanıtım içeriği yok.
- İzin vermeyen çocukların listesi fotoğraf çeken kişide.
Sık sorulan sorular
Velilerle WhatsApp grubu kurmak doğru mu?
Kurabilirsiniz ama riskleri var: numaralar herkese görünür, önemli duyurular kaybolur, tartışmalar herkesin önünde olur. Yalnızca sizin yazabildiğiniz bir duyuru düzeni kullanın, devamsızlık ve ödeme gibi konuları birebir konuşun.
Veliye ne sıklıkla ilerleme bilgisi vermeliyim?
Dönemde iki kez kısa bir not iyi bir başlangıçtır: dönem ortası ve gösteri öncesi. Üç cümle yeter: ne öğrendi, neyi iyi yapıyor, sıradaki hedef ne.
Ödeme hatırlatma mesajı için veliden izin almam gerekir mi?
Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'e göre tahsilat ve borç hatırlatma gibi bildirimlerde önceden onay aranmıyor, ama bu mesajlarda tanıtım yapılamıyor. Güncel durumu Ticaret Bakanlığı'ndan teyit edin.
Gösteri fotoğraflarını Instagram'da paylaşabilir miyim?
Yalnızca velinin bu amaç için ayrıca izin verdiği çocukların fotoğraflarını paylaşın. İzni kayıt formunda ayrı bir kutuyla alın ve izin vermeyenlerin listesini fotoğraf çeken kişiye verin.
Kaynaklar
- Mevzuat Bilgi Sistemi: Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik (erişim: 2026-11-07)
- Ticaret Bakanlığı: Ticari elektronik iletiler, genel bilgiler (erişim: 2026-11-07)
- Mevzuat Bilgi Sistemi: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (erişim: 2026-11-07)
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu: 2022/776 sayılı Karar Özeti (velinin açık rızası alınmadan çocuğa tanıtım gönderilmesi) (erişim: 2026-11-07)