Eğitmen hakediş hesaplama: dört ödeme modeli ve tam hesap örnekleri

Eğitmenle yapılan anlaşma çoğu zaman tek cümledir: "Ders başı şu kadar." Stüdyo büyüdükçe sorular çoğalır. Üç kişinin geldiği ders de aynı ücreti mi alır? Eğitmen hastalanıp yerine başkası girerse ne olur? Gelir payı verilecekse "gelir" paketin satıldığı gün mü, dersin yapıldığı gün mü sayılır?

Bu yazıda yoga, pilates ve dans stüdyolarında kullanılan dört eğitmen ödeme modelini aynı varsayımlarla tam hesap örnekleriyle karşılaştırıyoruz; iptal ve az katılım kuralını, prim tasarımını ve ay sonu mutabakat adımlarını anlatıyoruz. Vergi ve sigorta tarafına yalnızca genel bir çerçeve çiziyoruz; ayrıntı için mali müşavirinize danışın.

Dört ödeme modeli

Hangi modeli seçerseniz seçin, ödeme kuralını eğitmenle yazılı olarak paylaşın. Anlaşmazlıkların çoğu rakamdan değil, kuralın yazılı olmamasından çıkar.

Ortak varsayımlar

Aşağıdaki tüm rakamlar örnek varsayımdır, piyasa ücreti değildir.

• Eğitmen ayda 16 ders veriyor (haftada 4 ders × 4 hafta).
• Bu ay toplam 128 katılım ("Geldi") var; ders başına ortalama 8 kişi.
• Katılımların 80'i 8 derslik paketten (3.200 TL), 48'i 12 derslik paketten (4.500 TL) düşmüş.

Birim ders değeri

Gelir payı hesabının temeli, paketten düşen bir dersin değeridir:

Birim ders değeri = paket fiyatı ÷ paketteki ders sayısı

• 8 derslik paket: 3.200 ÷ 8 = 400 TL
• 12 derslik paket: 4.500 ÷ 12 = 375 TL

Bu ay derslerden doğan gelir: (80 × 400) + (48 × 375) = 32.000 + 18.000 = 50.000 TL.

Satışta indirim yaptıysanız liste fiyatını değil, gerçekten tahsil edilen tutarı kullanın: 8 derslik paketi 2.800 TL'ye sattıysanız o öğrencinin birim ders değeri 2.800 ÷ 8 = 350 TL'dir. Hesabı sadeleştirmek için ay boyunca satılan tüm paketlerin ortalama birim değerini de kullanabilirsiniz: toplam paket tahsilatı ÷ toplam satılan ders.

Model 1: ders başı sabit ücret

Varsayım: ders başı 1.000 TL.

1. Verilen ders: 16.
2. Hakediş: 16 × 1.000 = 16.000 TL.
3. Stüdyoya kalan (eğitmen ödemesi sonrası): 50.000 − 16.000 = 34.000 TL.

En basit modeldir; ay sonunda yalnızca ders sayısını kontrol edersiniz. Dezavantajı: 3 kişilik ders de 12 kişilik ders de aynı maliyettir. Ders bazında katılım arttıkça modelin stüdyo için kârlılığı artar, azaldıkça düşer.

Model 2: kişi başı ücret

Varsayım: kişi başı 120 TL, ders başına en az 4 kişilik ücret garantisi (480 TL).

1. Toplam katılım: 128.
2. Garantinin devreye girdiği ders yok (her derste en az 4 kişi geldiği varsayılıyor).
3. Hakediş: 128 × 120 = 15.360 TL.
4. Stüdyoya kalan: 50.000 − 15.360 = 34.640 TL.

Garanti koymazsanız tek kişinin geldiği derste eğitmen 120 TL alır; bu da eğitmeni dersi iptal etmeye iter. Taban ücret, kişi başı modelin en önemli parçasıdır.

Model 3: gelir payı

Varsayım: pay oranı %35.

1. Derslerden doğan gelir (yukarıda hesaplandı): 50.000 TL.
2. Hakediş: 50.000 × 0,35 = 17.500 TL.
3. Stüdyoya kalan: 50.000 − 17.500 = 32.500 TL.

Gelir payında en önemli karar, gelirin ne zaman sayılacağıdır. İki seçenek:

• Paketten düşen ders üzerinden (önerilen): Eğitmen, kendi dersine gelip paketinden ders düşen her öğrenci için birim ders değerinin payını alır. Gelir dersin yapıldığı ayda sayılır.
• Satış üzerinden: Eğitmen, sattığı ya da kendi grubuna kaydolan öğrencinin paket tutarından pay alır. Hesabı kolaydır ama paketin dersleri başka eğitmenlerin derslerinde kullanılabilir.

Birden fazla eğitmenin dersine giden öğrencilerin olduğu stüdyolarda paketten düşen ders yöntemi daha adildir. İki özel durumu baştan yazın: hakkı bitmiş (bakiyesi eksiye düşmüş) öğrencinin geldiği ders için gelir henüz tahsil edilmemiştir; payı tahsilat yapılınca hesaba katın. Ücretsiz deneme dersine katılanlar ise gelir doğurmaz; bu katılımlar için ayrı bir kural (ör. aşağıdaki yeni öğrenci primi) koyabilirsiniz.

Model 4: sabit + prim

Varsayım: ders başı 700 TL taban, ders başı ortalama katılım 7 ve üstündeyse ders başına 200 TL katılım primi, deneme dersinden paket almaya geçen her yeni öğrenci için 250 TL.

1. Taban: 16 × 700 = 11.200 TL.
2. Katılım primi: ortalama 8 ≥ 7 olduğu için 16 × 200 = 3.200 TL.
3. Yeni öğrenci primi: bu ay 3 öğrenci → 3 × 250 = 750 TL.
4. Hakediş: 11.200 + 3.200 + 750 = 15.150 TL.
5. Stüdyoya kalan: 50.000 − 15.150 = 34.850 TL.

Aynı modeller zayıf bir ayda

Modelleri tek bir iyi ayla değerlendirmek yanıltır. Aynı eğitmenin katılımının yarıya düştüğü bir ay düşünün: 16 ders, 64 katılım (ortalama 4 kişi), paket karışımı aynı oranda; gelir 50.000 ÷ 2 = 25.000 TL. Model 2'de garanti yine devreye girmiyor (her derste 4 kişi varsayılıyor).

Tablo riskin nerede durduğunu gösteriyor: ders başı sabit modelde zayıf ayın yükü stüdyoda, kişi başı ve gelir payında büyük ölçüde eğitmende, sabit + primde ikisi arasında. Bu kira, elektrik gibi diğer giderlerden önceki tutardır.

İptal edilen ve az katılımlı ders kuralı

Hangi modeli seçerseniz seçin, şu durumların karşılığını yazın:

• Eğitmenin iptal ettiği ders: Ödeme yapılmaz. Yerine giren eğitmen o dersin ücretini alır.
• Stüdyonun iptal ettiği ders (bayram, tadilat, ders kapatma): Eğitmene en az bir hafta önceden haber verildiyse ödeme yapılmaz. Daha geç haber verildiyse ödeme yapılıp yapılmayacağını (ör. taban ücretin yarısı) baştan belirleyin.
• Kimsenin gelmediği ders: Eğitmen salondaysa ders başı modelde ücret ödenir; kişi başı modelde taban ücret devreye girer.
• Az katılımlı ders: Minimum katılımın altında kalan dersin kapatılması kararı stüdyonundur, eğitmenin değil. Kapatma kuralı için ders programı hazırlama rehberine, dersin başa baş katılımını hesaplamak için doluluk oranı rehberine bakabilirsiniz.
• Mazeretli ve gelmeyen öğrenci: Kuralınızda bu öğrencilerin paketinden ders düşmüyorsa gelir payına da girmezler. Gelmemede ders düşürüyorsanız o dersin payının eğitmene verilip verilmeyeceğine karar verin.

Prim tasarımı

Prim, ölçebildiğiniz ve eğitmenin gerçekten etkileyebildiği bir şeye bağlanmalıdır.

• Katılım oranı: Kayıtlı öğrencilerin ne kadarının derse geldiği. Örnek: ay boyunca devam oranı %75'in üstündeyse ders başı ek ücret.
• Yeni öğrenci: Eğitmenin deneme dersine katılıp sonra paket alan kişi sayısı. Dönüşmeyen denemeye prim vermeyin; aksi halde deneme sayısı şişer.
• Elde tutma: Eğitmenin grubundaki öğrencilerden paketini yenileyenlerin oranı.

Kaçınılacaklar: yalnızca ders sayısına bağlı prim (gereksiz ders açtırır), yalnızca kişi sayısına bağlı prim (kapasite üstü kayıt yaptırır) ve ay sonunda ölçemeyeceğiniz hedefler. Primi en fazla iki ölçüye bağlayın ve eşiği önceden yazın.

Ay sonu mutabakat adımları

1. Ders listesini çıkarın

Eğitmenin ay içindeki tüm derslerini tarih tarih yazın. Tek seferlik iptalleri ve yerine giren eğitmenle yapılan dersleri işaretleyin.

2. Katılım sayılarını yazın

Her ders için "Geldi" sayısını yoklama kaydından alın. Mazeretli ve gelmeyenleri ayrı sütunda tutun.

3. Birim ders değerini belirleyin

Gelir payı kullanıyorsanız katılımları paket türüne göre ayırın ya da ayın ortalama birim değerini kullanın.

4. Kuralı uygulayın

Modelinizin formülüyle hakedişi hesaplayın; iptal, garanti ve primi ayrı satırlarda gösterin.

5. Eğitmenle paylaşın

Hesap tablosunu ödeme gününden en az 3 gün önce eğitmene gönderin. İtiraz varsa yoklama kaydına bakarak birlikte düzeltin.

6. Ödemeyi ve belgeyi kaydedin

Ödeme tarihini, tutarını ve düzenlenen belgeyi (bordro ya da makbuz) aynı tabloya not edin.

Vergi ve sigorta: genel çerçeve

Eğitmene yaptığınız ödemenin vergi ve sigorta karşılığı, eğitmenin sizinle nasıl çalıştığına bağlıdır. Yalnızca genel çerçeve:

• Bordrolu çalışan: 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu'nun 61. maddesine göre ücret, işverene tabi ve belirli bir işyerine bağlı olarak çalışanlara hizmet karşılığı verilen paradır. 5510 sayılı Kanun'un 4. maddesinin (a) bendi, hizmet akdiyle bir ya da birden fazla işveren tarafından çalıştırılanları sigortalı sayar. SGK'nın sigortalılık kapsamı sayfası da işverenin emrinde hizmet akdiyle çalışanları ve kendi nam ve hesabına bağımsız çalışanları ayrı gruplar olarak sayar.
• Serbest meslek: Aynı Kanun'un 65. maddesine göre serbest meslek faaliyeti, sermayeden çok kişisel emeğe, bilimsel ya da mesleki bilgiye dayanan ve ticari nitelikte olmayan işlerin işverene tabi olmadan, kişisel sorumluluk altında, kendi nam ve hesabına yapılmasıdır. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 236. maddesine göre serbest meslek erbabı her tahsilatı için serbest meslek makbuzu düzenler. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın Serbest Meslek Kazancı Vergi Rehberi (Şubat 2026) bu makbuzun 1 Haziran 2020'den beri elektronik (e-SMM) düzenlendiğini ve serbest meslek ödemelerinde ödemeyi yapanın gelir vergisi kesintisi yapması gerektiğini anlatır.
• Kesinti: Gelir Vergisi Kanunu'nun 94. maddesi, belirli işverenlerin hem ücret hem serbest meslek ödemelerinden vergi kesintisi (stopaj) yapmasını düzenler. Kesintinin sizin için geçerli olup olmadığı ve oranı işletmenizin vergi durumuna bağlıdır.

Kanundaki iki tanım da "işverene tabi olup olmama" ölçütüne dayandığı için, eğitmenin hangi grupta sayılacağı yalnızca sözleşmeye yazdığınız kelimeye değil, çalışmanın nasıl yürüdüğüne de bağlı olabilir. Bunu kendi durumunuz için mali müşavirinizle netleştirin.

Programdan hangi sayıları alırsınız

OpenDanceAcademy hakediş, prim ya da bordro hesaplamaz. Hesabın girdisi olan sayıları tutar: her eğitmen kendi hesabından yalnızca kendi derslerini ve o derslere kayıtlı öğrencileri görür ve yoklamayı alır; yoklama geçmişi her ders için öğrenci × tarih tablosunu, yani hangi gün kimin Geldi, Mazeretli ya da Gelmedi olduğunu gösterir. Tek seferlik iptaller iptal sebebiyle, o güne özel eğitmen değişiklikleri de programda kayıtlıdır. Mutabakat tablosunu bu sayılarla siz doldurursunuz. Aynı yapı pilates ve dans okulu dersleri için de geçerlidir.

Sık sorulan sorular

Eğitmen hakedişi nasıl hesaplanır?

Seçtiğiniz modele göre: ders başı modelde verilen ders × ders ücreti, kişi başı modelde katılım × kişi başı ücret, gelir payında derslerden doğan gelir × pay oranı. Örnekte 16 ders × 1.000 TL = 16.000 TL.

Gelir payında birim ders değeri nasıl bulunur?

Paket fiyatını paketteki ders sayısına bölün: 3.200 TL'lik 8 derslik paket için 400 TL. İndirimli satışlarda liste fiyatı yerine tahsil edilen tutarı kullanın.

Eğitmen dersi iptal ederse ücret ödenir mi?

Örnek kuralımızda hayır; yerine giren eğitmen o dersin ücretini alır. Stüdyonun geç haber vererek iptal ettiği dersler için ne ödeneceğini baştan yazın.

Eğitmene bordro mu yapmalıyım, makbuz mu almalıyım?

Bu, çalışma ilişkisinin fiili koşullarına bağlıdır. Gelir Vergisi Kanunu ücreti ve serbest meslek kazancını ayrı tanımlar; kararı vermeden önce mali müşavirinize danışın.

Kaynaklar

• Mevzuat Bilgi Sistemi: 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu (erişim: 2026-11-07)
• Mevzuat Bilgi Sistemi: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (erişim: 2026-11-07)
• Mevzuat Bilgi Sistemi: 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu (erişim: 2026-11-07)
• Gelir İdaresi Başkanlığı: Serbest Meslek Kazancı Vergi Rehberi, Şubat 2026, Yayın No 590 (PDF) (erişim: 2026-11-07)
• Sosyal Güvenlik Kurumu: Sigortalılık Kapsamı (erişim: 2026-11-07)